Voici l’outil par excellence qui change la vie des freelances

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Un carnet posé à coté d'un ordinateur

A quoi sert un Bullet Journal, et comment cela peut vous libérer au quotidien ?

Le BuJo, c’est l’histoire d’un designer qui réfléchit à créer un nouveau mode d’organisation des informations qui sont nécessaires à sa journée de travail. Cela semble « rien », à peine un nouveau gadget, un effet de mode qui va s’estomper, et pourtant Ryder Carroll a su synthétiser l’essentiel des mécanismes d’organisation d’un freelance en un petit carnet. Son Bullet Journal est un retour au papier, un retour à la logique, un retour à la vision à long terme, et libère le freelance de son manque de visibilité et de l’exiguïté de son angle de vue, qu’il tente de pallier au travers d’applications et autres calendriers. Voici ce en quoi ce nouveau système peut vous aider au quotidien.

 

Un outil simple de classement, de projection, d’analyse, et de suivi dans un joli cahier ?

Les freelances sont, pour la plupart d’entre eux, tout-terrain. Rois de l’adaptation, amateurs des sentiers escarpés, ils doivent, pour leur survie, évoluer en permanence. Vous avez des post-it un peu partout, des logiciels de calendrier, des todolist synchronisées, des tableaux Excel et autres applis pour vous « faciliter la vie », ne prenant jamais l’ensemble de votre travail en charge de manière exhaustive.
La conséquence, c’est bien sûr un sentiment de débordement, une impossibilité de se projeter à deux ou trois mois, une jonglerie incessante entre les applications. Je ne vais pas vous dire que cela vous fait perdre du temps, mais en tout cas, je peux vous affirmer que vous n’êtes pas serein face à votre tâche au quotidien. Les oublis sont votre hantise, les mails, les notes, les posts, les missions, les calendriers qui se croisent finiront par vous rendre fou, sauf si…

sauf… s’il existait quelque chose de si simple que vous saurez immédiatement comment l’utiliser, de si modulable que seule votre imagination peut en percevoir les limites, de si efficace que vous pourrez structurer votre vie professionnelle, mais aussi personnelle, en améliorant simplement votre organisation.
Le Bullet Journal, c’est rien, juste une idée, mais son application a une portée positive sur l’ensemble de votre production.
Il possède de nombreux avantages, comme le fait de rassembler au même endroit toute l’information dont vous avez besoin au quotidien, ou le fait qu’il soit sur papier et que manier la règle ou les crayons de couleur vous rappellera sans doute des plaisirs oubliés.
Dans notre rédaction, on a été quelques-uns à l’adopter, et à lui trouver des qualités impressionnantes.

Si une fonction vous manque, inventez-la !

C’est vraiment l’outil le plus utile, le plus essentiel, à tout freelance, et je vous invite à l’expérimenter sur quelques jours pour vous en rendre compte. Il vous suffit de trouver un vieux cahier de brouillon, un crayon, une règle pour le test, et on est parti !

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Comment fabriquer son premier Bullet Journal ? Les 7 étapes essentielles

Pour ce premier essai, je vous propose de faire au plus simple. Prenez un cahier qui ne vous sert à rien, et partez de l’idée que vous allez expérimenter ce journal sur une semaine pour commencer. Si le concept vous plait, vous pourrez poursuivre et investir par la suite dans un beau carnet qui vous accompagnera comme le plus fidèle de vos compagnons.

Équipez-vous d’une règle, d’un crayon, d’un stylo. Je vous donne ici la version de base. Libre à vous par la suite d’y ajouter des couleurs, des collages, des stickers ou tout autre système qui vous plaira davantage. On est parti.

 

1. Sur la première page : Faites un index !

Comme dans tout système de classification, il faut un outil pour faciliter sa navigation. Ryder Carroll a choisi l’index, bien pratique pour retrouver la page qui vous intéresse, surtout si le Bullet Journal devient gros.
Marquez INDEX sur le haut de la première page pour l’instant, et passons à la page suivante.

 

2. Numérotez les pages pour servir l’index

Votre Bullet Journal se crée doucement. Maintenant qu’il a un index, il vous faut numéroter les pages qui suivent cet index. Démarrez à 1 ou à 2 (si l’index est la page 1), c’est un choix qui vous appartient. Vous pouvez également choisir d’alterner les nombres et les lettres comme 9 a et 9 b pour des doubles pages. Pour cette première version, restons simple. De 1 à 10, et vous rajouterez les autres numéros si vous avez besoin de plus de 10 pages. Vous avez fini de numéroter chacune des 10 premières pages ? Parfait, entrons dans le cœur du système.

 

3. Créez le planning annuel, pour voir plus loin !

Prenez la première double page qui suit l’index et marquez en haut « Planning annuel ». Avec votre règle, divisez horizontalement ces deux pages en autant de parties que nécessaire pour couvrir les mois restants jusqu’à la fin de l’année. Écrivez ensuite, dans chaque partie, le nom du mois, dans l’ordre.
Relevez les numéros de page (2 et 3) et inscrivez-les dans l’index comme suit :

« 2 – 3 : Planning annuel 2016 »

Dans le planning annuel, vous noterez simplement avec des tirets les différents rendez-vous, obligations, dates à retenir de votre année. Il n’y a pas besoin d’ordre chronologique, du moment que vous le mettez dans la case du bon mois. Exemple :

« 23 novembre, rendre cocon sémantique »
ou « 22 octobre, relancer client X »

Cette partie vous offre une vision générale de votre année en cours. C’est extrêmement pratique quand vous gérez des process étalés sur de longues périodes.

 

4. Créez le planning du mois en cours, pour tout savoir !

On prend les pages 3 et 4 et on note en grand, dans un coin visible, le nom du mois en cours. Les pages que nous faisons ici seront à refaire chaque nouveau mois.
On l’indique dans l’index comme suit : « 4 – 5 : Planning mois d’octobre 2016 »

On va écrire sur la page de gauche en une colonne le numéro des jours de ce mois, ainsi qu’une abréviation, à chaque fois, pour le nom de ce jour :

« Ve 2 :
Sa 3 :
Di 4 :
Lu 5 :
… ».

Sur cette partie, réservée aux résumés du mois, vous pourrez indiquer les rendez-vous, deadlines et autres obligations pour les avoir disponibles sous forme de liste à tout moment.

Sur la page suivante, nous y inscrivons les contrats en cours, les grandes missions à réaliser sur le mois, les choses à ne pas rater, sous forme d’un simple listing, une super – todolist généraliste.

« – Dossier Acme
– Régler problème client X
– Prospection… »

 

5. Créez la todolist journalière, le cœur du Bullet Journal !

Sur la page suivante (que vous aurez indexée sous « 6 : 10 – 12 octobre » par exemple), on arrive dans la todolist journalière. Vous marquez le jour, vous soulignez, et vous listez ce que vous avez à faire et les rendez-vous de la journée. En utilisant les petits symboles que nous verrons un peu plus tard, vous pourrez assurer un suivi simple de leur exécution, mais pour l’instant, quelques tirets suffiront.

« – Téléphoner à Michel
– Finir le texte d’Acme
– etc. »

Vous avez donc ici un puissant outil d’organisation des tâches qui fait l’essence du Bullet Journal. Ce moteur vous permet de vous projeter simplement sur l’échelle de l’année, du mois, du jour ou de la tâche. Vous devrez peut-être être plus rigoureux à son remplissage, car indiquer un rendez-vous se fait alors à l’année, au mois et au jour, mais au moins, vous ne raterez plus rien. Et comme le disait l’autre : « Et c’est pas fini ! »

 

6. Intégrer des listes spéciales à la suite, et n’importe où !

Non, ce n’est pas fini, car le Bullet Journal est là aussi pour vous permettre de préparer votre organisation ! Vous souhaitez lancer une application iOS par exemple ? Vous prenez une page, et notez en titre « Projet Application iOS : Nom de l’appli ». Et sur cette page, vous mettez une liste d’étapes, de contacts, d’idées, vous griffonnez, dessinez, bref, vous préparez l’organisation de cette mission.

Et dans l’index, vous indiquez que cette page est réservée à cela.

Mettez les listes spéciales à la suite de votre Bullet Journal. L’index est là pour gérer la navigation, et surtout, cela vous permet de situer automatiquement votre liste dans son mois et son contexte !

 

7. Utilisez les codes pour vous organiser : Facile et rapide !

Au niveau des icônes (ou les bullets), vous vous rendrez compte qu’il en existe beaucoup, imaginés par les uns et les autres, partagés sur des sites dédiés au Bullet Journal. On va rester sur les fondamentaux. Ils sont 6. Je vous invite à les reprendre d’ailleurs en pense-bête sous forme d’une légende dans votre cahier :

– Quand il y a un rond devant l’entrée, c’est un rendez-vous obligatoire de la journée, avec son horaire.
– Quand il y a un point noir, c’est une tâche à accomplir
– Quand il y a un tiret, c’est une note diverse, une réflexion, un pense-bête
– quand il y a une croix, c’est que la tâche a été accomplie
– Quand l’item est barré, c’est que ça n’est plus d’actualité

Enfin, pour faire voyager les entrées passées non réalisées à aujourd’hui, il suffit d’utiliser ce symbole devant l’entrée : « > » (la tâche est reportée au jour suivant)

Et vous indiquerez à nouveau l’entrée déplacée dans la liste du jour, comme les autres.

 

8. Lâchez votre créativité et créez le Bullet Journal qui vous ressemble !

Vous avez à présent, avec cette explication, le cœur du Bullet Journal. Cela vous permet l’organisation annuelle comme journalière de vos missions, agendas et tâches à accomplir, mais également le listing de vos projets, objectifs ou idées. L’index vous permet de retrouver en quelques secondes toutes ces informations. Et tout ceci constitue la base de ce système. A vous de le faire évoluer !
Voilà la grande force de ce Journal. Vous pouvez définir par vous-même ses règles de fonctionnement, en coloriant l’index par catégorie par exemple, ou en écornant certaines pages. Il est entièrement modulable, et une fois que vous l’avez en main, il devient une aide si précieuse que vous ne voudrez plus d’autre système pour organiser votre travail au quotidien !

Pour vous aider à y voir plus clair, vous vous proposons un lien qui met en image nos explications. Cet article a l’avantage de vous proposer la base incompressible du Bullet Journal. Vous verrez, notamment en parcourant les galeries de Pinterest, qu’un Bullet Journal ne ressemble jamais à un autre, et nous ne pouvons qu’insister pour que chacun de nos collègues freelance en fasse l’essai par lui-même et se fasse sa propre idée de ce petit outil si puissant.

Et pourquoi pas un groupe Facebook privé sur le sujet de BuJo ?

Vidéos :

David Gos

David Gos

Content Manager chez SEOmantique
Responsable de SEOmantique, rédacteur et ancien rédacteur-en-chef, je travaille à harmoniser et garantir la qualité de travail et de production de notre équipe.
David Gos
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